Rozdíl mezi analogovým, digitálním, hybridním dokumentem

Popis pozice

Často se ptáte na příznaky, které máte u dokumentů nebo spisů ve Vaší spisové službě.

Jedná se o příznaky

• ▪A – ANALOGOVÝ – tento znak znamená, že daný dokument je analogový tedy papírový. V případě skartace bude potřeba ho mít dohledaný v papírové podobě.
• ▪E nebo D – DIGITÁLNÍ – takovýto dokument je pouze v elektronické podobě. Je tedy elektronicky podepsaný a časově oražený. Takový dokument může být buď doručený datovou schránkou, emailem nebo jsou to Vaše vlastní dokumenty, které do spisové služby vložíte ve Wordu a následně zkonvertujete, podepíšete a časově orazíte. Vlastní dokumenty by takto měly být všechny.

Tyto dokumenty není při skartačním řízení potřeba hledat v papíru. Archiváři je budou chtít předat pouze v digitální podobě.

• ▪H – HYBRIDNÍ – v tomto případě se v převážné většině jedná o spisy. V takovém spisu jsou tedy vloženy dokumenty jak analogové, tak digitální. Při skartačním řízení bude potřeba dohledat pouze dokumenty, které jsou označeny příznakem A. Digitální se předají elektronicky.

Tyto příznaky jsou viditelné nejen na dokumentu, ale také například v podacím deníku, transakčním protokolu, obsahu balíku, spisu nebo také na skartačním návrhu.

Můžete se také setkat s dokumentem, který je označený jako ANALOGOVÝ DOKUMENT S DIGITÁLNÍ KONVERZÍ . To znamená, že papír je originál, ale současně jste pro snadnější dohledání daný dokument naskenovali. V tomto případě musíte pro archiváře mít dohledaný papír. Přiložený PDF soubor je totiž pouhý sken a není to originál.

O firmě